Sekilas SAP

Pendahuluan
SAP (Systeme, Andwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung) sebagai software ERP (Enterprise Resource Planning) dengan level integrasi proses yang tinggi, telah mencapai puncak kesuksesannya dewasa ini. Dengan lebih dari 44500 instalasi, di lebih dari 17500 customer, di 120 negara (data tahun 2002), SAP telah membuktikan dirinya mampu memenuhi kebutuhan konsumen ERP di seluruh dunia.

Pada awalnya, perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil biasa memanfaatkan beragam software dari vendor yang berbeda atau mengembangkan software-nya sendiri untuk memproses transaksi bisnis mereka. Tiap perusahaan biasanya memiliki pasukan IT yang lengkap, yang menulis program aplikasi bisnisnya dari nol, atau membuat interface yang kadangkala rumit agar data dari satu aplikasi bisa sampai ke aplikasi lainnya sebagai bagian dari rantai transaksi bisnis. Proses ini tentu saja memakan banyak biaya, waktu dan rentan kekeliruan.

SAP dikirim ke customernya dalam bentuk yang standar. Di jantung SAP ada ribuan tabel yang mengatur bagaimana transaksi dijalankan. Untuk menyesuaikan setting dalam tabel-tabel tersebut agar SAP berjalan sesuai kehendak customer maka dilakukan proses yang disebut customizing. Fungsi-fungsi yang ada meliputi keseluruhan proses suatu perusahaan: Financial Accounting (misalnya General Ledger, Account Receivable, Account Payable, dll), Controlling (Product Costing, Profitability Analysis, dll), Sales, Manufacturing, Material Planning, Purchasing, Payroll, dll. Kesemuanya sedemikian terintegrasi sehingga seringkali memusingkan user atau bahkan konsultannya… namun membersitkan tantangan yang menarik.

Ada banyak alasan mengapa sebuah perusahaan akhirnya memilih SAP. Ada alasan yang bagus seperti: mengganti infrastruktur IT lama yang sudah usang dan tidak efisien, memungkinkan adanya perubahan proses bisnis bersamaan dengan implementasi SAP, maupun untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dalam hal akurasi dan kecepatan. Namun ada juga alasan yang “tidak bagus” seperti misalnya gengsi industri (biasanya diwakili oleh pertanyaan “mengapa hanya kita perusahaan bluechip yang tidak memiliki SAP?”).

Tulisan ini dibuat secara sederhana dan ringan, mengkombinasikan aspek-aspek manajemen proyek dengan skenario SAP yang relevan. Tidak membahas secara keseluruhan bagaimana suatu proyek dikelola karena sudut pandang yang digunakan adalah sudut pandang sistem, namun juga tidak membahas sistem SAP secara keseluruhan karena SAP sendiri memiliki ratusan transaksi dan template untuk berbagai skenario bisnis yang berbeda. (butuh ribuan halaman untuk membahas semua kemungkinan skenario tersebut)


Skenario Bisnis Berbasis Proyek
Berbeda dengan skenario bisnis berbasis produk (mungkin akan dibicarakan dalam kesempatan lain) yang cenderung bersifat repetitive, diskrit dan cepat berubah-ubah, jenis bisnis ini biasanya ditandai dengan:
- Produknya berupa solusi lengkap sesuai kebutuhan customer dan konfigurasinya kompleks.
- Ada banyak tim kecil atau departemen yang terlibat mengerjakan bagiannya masing-masing seperti: engineering, construction, commissioning, installation, service, dan maintenance.
- Waktu penyelesaian biasanya dalam hitungan bulan atau tahun sehingga butuh monitoring yang komprehensif baik segi teknis maupun finansial.

Contoh:

Fase Persiapan Proyek
Sebuah perusahaan kontraktor mengikuti tender pembangunan suatu pabrik pengolahan bahan kimia berteknologi tinggi. Sejak sebelum kontrak ditandatangani, sudah ada proses bisnis yang berlangsung yaitu offering/penawaran. Seorang sales officer sebagai bagian dari tim tender akan membuat Quotation di SAP, berisi rincian dari mesin/peralatan apa saja yang akan dipasang, material yang dipakai, serta jenis pekerjaan yang akan dilakukan. Keseluruhan item tersebut, termasuk jumlah dan harganya, adalah paket yang ditawarkan. Ketika ada revisi terhadap penawaran tersebut, sang sales officer juga merevisi quotation di SAP.

Begitu penawaran tersebut disetujui, kontrak ditandatangani, maka proses akan berlanjut. Tim yang lebih besar akan dibentuk, lintas divisi dan lintas fungsi. Akan ada project director, project manager, project engineer, project administrator, dan sebagainya dengan perannya masing-masing. Di SAP, pembagian peran juga dapat disesuaikan dengan tugas masing-masing, yang direpresentasikan lewat otorisasi yang berbeda untuk tiap transaksi.

Untuk mengelola proyek secara integral, seorang project manager akan membuat suatu Project Template (selanjutnya akan kita sebut Project saja) di SAP. Project ini dibentuk secara terstruktur berdasarkan tanggung jawab, lokasi, divisi pelaksana, tahapan, bagian, atau pembagian lainnya. WBS (Work Breakdown Structure) adalah istilah yang dipakai luas di SAP untuk mendefinisikan hal tersebut.

Bersamaan dengan itu, quotation tadi akan dikonversi menjadi suatu sales order. Sales order adalah paket final yang akan dijual ke customer, meskipun bisa saja masih ada perubahan. Paket tadi mungkin akan dipecah-pecah lagi dalam beberapa sales order agar terlihat tidak terlalu kompleks dan lebih mudah dikontrol. Sales order ini punya keterikatan dan menjadi bagian dari Project. Setiap perubahan di project dan sales order akan termonitor di bagian Financial Controlling maupun Profitability Analysis. Ingat selalu, SAP sangat terintegrasi!

Kemudian proses kembali berlanjut, kompleksitas proyek sudah dimulai. Project manager merumuskan perencanaan baik segi teknis maupun finansial (planned cost dan planned revenue). Harus ada material atau peralatan yang didatangkan. Seringkali jasa outsourcing juga diperlukan. Semua urutan pekerjaan harus disesuaikan pula dengan jadwal ketersediaan material. SAP memiliki fungsi Work Scheduling dan Availability Check untuk membuat penjadwalan menjadi up-to-date.

Fase Eksekusi Proyek
Proyek sekarang mencapai titik dimana harus ditentukan darimanakah material maupun tenaga yang dibutuhkan akan diambil. SAP memiliki fungsi Material Requirement Planning yang sangat membantu dalam mengelola kerumitan proses procurement yang dihadapi. Tiap satuan kebutuhan material didefinisikan sebagai Reservation dan selanjutnya menjadi Planned Order.

Sebagai kontraktor yang besar mungkin perusahaan tersebut memiliki unit manufakturnya sendiri, yang memproduksi sebagian besar material yang dibutuhkan. Jika demikian, akan tiba saatnya Planned Order tadi dikonversi menjadi Production Order. Kompleksitas semakin terasa karena proses manufaktur sendiri adalah sebuah proses yang tidak kalah kompleksnya dibanding proyek diatas. Fungsi Work Scheduling dan Availability Check juga berlangsung disini, sebab proses produksi juga membutuhkan barang dan jasa entah itu bisa dipenuhi oleh unit manufaktur lainnya, atau dibeli dari perusahaan lain. Untuk menjaga agar tulisan ini tetap sederhana, mari kita cukupkan pembahasan proses manufaktur sampai disini.

Baru saja kita bicara mengenai material yang diproduksi oleh perusahaan itu sendiri. Namun seringkali kebanyakan barang dan jasa untuk kebutuhan proyek harus dipenuhi oleh perusahaan/vendor lain karena: tidak adanya unit manufaktur internal untuk produk tertentu; atau waktu pengerjaan proyek yang mendesak sehingga sulit dipenuhi secara internal. Konsekuensinya, Reservation terhadap barang atau jasa tersebut harus dikonversi menjadi Purchase Requisition di SAP.

Agar dapat digunakan untuk melakukan pembelian ke vendor lain, suatu Purchase Requisition harus menjalani proses konfirmasi dan persetujuan baik dari pihak manajemen proyek maupun departemen logistik/purchasing. Hasilnya akan dikonversi menjadi Purchase Order yang merinci apa saja yang akan dibeli, jumlah, harga, jadwal pengiriman (Delivery Date), cara pembayaran (Terms of Payment), siapa yang bertanggung jawab terhadap proses pembelian, berikut vendor yang dituju.

Dalam proses procurement ini, begitu barang diterima, petugas logistik akan mencatatnya di SAP, yang dikenal sebagai proses Goods Receipt; lalu bagian administrasi/accounting akan memproses pembayarannya (Invoice Verification). Sekali lagi ingat, SAP sangat terintegrasi, posting apapun yang tercatat di satu bagian, akan tercatat pula di bagian lain! (ngomong-ngomong, level integrasi yang tinggi ini sebenarnya juga merupakan suatu keharusan dalam kaidah akuntansi dan audit.)

Fase Finalisasi Proyek
Dalam proyek yang sesungguhnya, baik pelaksanaan maupun penyediaan material dan jasa akan selalu berjalan paralel. Proses manajemen persediaan terkait erat dengan project cost, sementara penyelesaian proyek itu sendiri akan berimplikasi pada project revenue. Biasanya si kontraktor akan dibayar oleh customernya setelah proyek dianggap selesai. Namun ketika proyek itu sangat besar dan memakan waktu yang lama, biasanya akan ada kesepakatan bahwa si customer akan membayar berdasarkan tahap-tahap tertentu (milestone) yang telah dilewati.

Proses delivery material dan jasa ke suatu proyek maupun tahapan pembayarannya, dapat menggunakan sales order sebagai referensi. Seseorang yang bertanggung jawab terhadap sales order akan mengatur Billing Plan dalam sales order tersebut sebagai referensi bagi dikeluarkannya invoice ke customer.

Begitulah seterusnya proses di SAP berjalan seiring penyelesaian proyek hingga finalisasi. Dua hal yang menonjol dalam sistem seperti SAP ini: perubahan dimungkinkan untuk terjadi, namun SAP memiliki log table sehingga apa yang berubah, kapan dan oleh siapa akan selalu dapat dimonitor; kesalahan input/posting kebanyakan tidak dimungkinkan sama sekali untuk dihapus atau diubah, namun hanya dapat di-reverse untuk kemudian dilakukan re-input/re-posting menggunakan data yang benar, dimana data yang di-reverse maupun me-reverse tidak akan hilang dari table.

Akhirnya, satu contoh diatas telah memberikan gambaran bagaimana SAP menangani kebutuhan akan pengendalian proyek secara komprehensif. Mungkin tidak cukup lengkap dan mendalam, namun apapun yang bisa ditangkap dari skenario ringkas diatas mudah-mudahan bermanfaat bagi siapapun yang sedang mempertimbangkan implementasi SAP di perusahaannya. Juga bagi siapapun yang ingin mempelajari SAP, mudah-mudahan kabut yang mengitari sistem ini akan sedikit banyak tersibak.

Prolog
SAP secara fungsional terdiri atas modul-modul, sehingga ketika seseorang ingin menjadi konsultan ia harus mengetahui dari modul mana ia akan memulai:
- Financial and Controlling: berhubungan dengan general ledger, account payable, account receivable, profit center, cost center, cost element, profitability analysis, product costing, dll.
- Project System: berhubungan dengan project structure, planning, monitoring, dll.
- Sales and Distribution: berhubungan dengan customer maintenance, sales document, outbound delivery, billing, dll.
- Production Planning: berhubungan dengan bill of material, routing, material requirement planning, demand management, shop floor controlling, dll.
- Material Management: berhubungan dengan vendor maintenance, material maintenance, purchasing, invoice verification, dll.
- modul-modul lain seperti Plant Maintenance, Customer Service, Human Resource, Quality Management, dll.

Sistem SAP sendiri secara teknis ditangani oleh:
- Basis Administration: berhubungan dengan database & server maintenance, user authorization, dll.
- ABAP Development: berhubungan dengan programming, debugging, dll.